Sistem Administrasi Bisnis Ritel

Dalam bisnis retail, sebagai konsumen kita hanya melihat dari satu sisi saja yaitu sisi jual beli barang. Namun, kita tidak tahu menahu tentang kegiatan yang dilakukan di luar jual beli dalam bisnis retail selain kegiatan jual beli, ada yang dimaksud dengan sistem administrasi. Bisnis retail dilakukan untuk mencapai keuntungan baik jangka sekarang maupun jangka panjang. Untuk mencapainya diperlukan perhitungan yang matang. Penghitungan ini dapat dilakukan dengan melakukan administrasi bisnis retail sehingga usaha yang kami lakukan tidak akan mengalami kerugian. Lalu, bagaimana cara melakukan sistem administrasi dalam bisnis retail? Simak pembahasan berikut,

Sebelum masuk pada materi tentang administrasi bisnis retail kita perlu mengenal apa itu administrasi bisnis retail. Dalam melakukan kegiatan kegiatan retail, perlu disiapkan berbagai perencanaan administrasi yang tepat. Hal tersebut disebabkan apabila mengalami kesalahan dalam sistem administrasi, kita akan mengalami kekalahan persaingan dengan peretail lainya. Kekalahan persaingan dalam bisnis retail dapat menyebabkan bisnis menjadi tenggelam dan kemungkinan mengalami kebangkrutan juga besar. Administrasi dalam bisnis retail tentu akan sangat membantu dalam pengembangan bisnis retail. Untuk melakukannya diperlukan berbagai pengetahuan lebih supaya tidak terjadi kekeliruan dalam melakukan administrasi bisnis retail oleh karena itu kita memahami berbagai sistem administrasi sebagai modal persaingan dalam kegiatan bisnis retail.

A. Mengenal sistem administrasi bisnis retail

Dalam melakukan sebuah usaha, baik itu retail maupun bisnis lainnya tentu kita memerlukan sistem administrasi yang tepat supaya usaha kita terus berkembang lalu,apa yang dimaksud dengan sistem administrasi dalam bisnis retail? Dalam arti sempit, administrasi dapat diartikan sebagai kegiatan penyusunan dan pencatatan data serta informasi secara sistematis yang memiliki tujuan untuk menyediakan keterangan. Adapon dalam arti luas, administrasi diartikan sebagai kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh kelompok berdasarkan pembagian tugas kerja dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan bersama. Lalu apa yang berhubungan dengan sistem administrasi? Simak pembahasan berikut!

1. Unsur-unsur administrasi

Di dalam sistem administrasi dikenal beberapa unsur.Berikut berbagai unsur yang harus ada

A. Unsur Kepegawaian 

   Kepegawaian merupakan unsur yang bertugas untuk mengatur dan mengurus masalah ketenagakerjaan yang diperlukan dalam kerja sama disebuah perusahaan retail.

B.Unsur Keuangan

   Unsur keuangan merupakan unsur yang bertugas untuk mengelola berbagai segi pembelanjaan dalam suatu usaha kerja sama. 

C. Unsur Perbekalan

Unsur perbekalan merupakan unsur yang bertujuan untuk mengadakan,mendaftarkan,memakai dan memelihara barang yang dibutuhkan serta menyingkirkan perlengkapan yang sudah tidak dibutuhkan lagi.

D. Unsur pengorganisasian

   Unsur pengorganisasian merupakan rangkain dari kegiatan meyusun kerangka organisasi yang menyusun wadah untuk setiap kegiatan dalam usaha kerja sama.

 E. Unsur tata usaha

  untuk mencapai segala tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Unsur tata usaha merupakan jenis unsur yang identik dengan kegiatan menghimpun, mengolah, mengadakan, mengirim, dan menyimpan berbagai keterangan yang diperlukan dalam bisnis tersebut.

F. Unsur perwakilan

Unsur perwakilan merupakan rangkaian kegiatan untuk menciptakan hubungan dan berusaha memperoleh dukungan dari banyak kalangan, khususnya masyarakat sekitar.

G. Unsur menejemen

  merupakan sebuah rangkain unsur yang bertugas menggerakan para karyawan untuk bekerja sama dalam mencapai tujuan.

H. Ketidakpastian tata hubungan

    Unsur tata hubungan merupakan unsur yang berfungsi untuk menyampaikan warta atau berita dari kedua belah pihak dalam melakukan kerja sama.

2. Manfaat administrasi dalam bisnis retail

Berikut beberapa manfaat yang didapatkan oleh perusahaan retail dengan menerapkan sistem administrasi.

sebuah. Risiko kehilangan barang dapat diperkecil karena setiap transaksi (baik barang masuk,

hasil pembelian, maupun barang keluar dari hasil penjualan) dapat dibukukan dengan

rapi.

b. Perusahaan dapat dengan mudah menghubungi pihak-pihak lain melalui berbagai media

komunikasi, baik itu rekaman, konsumen, instansi pemerintah, maupun supplier.

Pemilik perusahaan Akan dapat dengan mudah mengikuti perkembangan perusahaannya melalui laporan hasil pencatatan.

d. Memudahkan pelayanan purna jual kepada konsumen karena bukti transaksi konsumen

bisa menunjukan bukti-bukti kesepakatan penjualan.

3. Kegiatan administrasi

Dalam melakukan administrasi setidaknya kita perlu melakukan beberapa kegiatan berikut.

sebuah. Mengolah, artinya memperbanyak, menyalin atau membuat informasi menjadi lebih baru sehingga lebih berguna.

b. Menggandakan,artinya memperbanyak dengan cara/alat

c. Mengirim, artinya menyampaikan dari pihak satu ke pihak lain.

d. Menaruh, artinya kegiatan meletakan di tempat tertentu dengan maksud mudah untuk ditemukan kembali.

 e. Menghimpun, artinya mengumpulkan segala keterangan yang tadinya berserakan sehingga dapat dimanfaatkan.

f. Mencatat, artinya membukukan berbagai transaksi atau berbagai keterangan.

4. Berkas-berkas administrasi

Guna mencapai kesuksesan dalam bisnis retail, kita perlu menyiapkan berbagai berkas pencatatan administrasi secara rinci. Komponen ini harus disiapkan selain berbagai barang, promosi, dan sumber daya manusia. Berikut beberapa berkas yang muncul dari adanya kegiatan administrasi dalam bisnis retail.

sebuah. Berkas-berkas Pembelian

  Transaksi pembelian bagi perusahaan retail yang dilakukan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan bahan Baku dalam beroprasi menghasilkan produk untuk memenuhi stok barang yang ada digudang. Pada dasarnya, pembelian barang dapat dilakukan dengan pembelian tunal pembelian kredit. Bukti transaksi yang diperlukan pada pembelian tunal berupa nota kontan dan kuitansi, sedangkan pembelian kredit hanya menerima faktur saja. Berkas-berkas yang diperlukan dalam administrasi transaksi pembelian identik dengan surat pesanan, kartu persediaan, dan bukti permintaan dari gudang.

 1) Surat pesanan

Surat pesanan bertujuan sebagai penjamin keabsahan pesanan sekaligus meyakinkan supplier. Dalam membuat Surat pesanan bagian pembelanjaan melihat daftra harga dan persyaratan yang ditunjukan oleh beberapa pemasok, sehingga dapat memilih pemasok mana yang lebih menguntungkan bagi perusahaan atau pengecer toko. Beberapa hal yang harus dicantumkan secara jelas dalam Surat pesanan adalah sebagai berikut. 

a) Kepala Surat yang berisi nama, alamat, dan nomor telepon perusahaan.

 b) Nama perusahaan/nama pemasok yang bersangkutan.

c) Jenis dan merek barang yang dijual.

d) Harga barang yang dipesen.

e) Kesanggupan melakukan pembayaran.

f) Tanggal pesanan.

g) Otoritas dari kepala bagian pembelian dan direktur perusahaan (pemilik)

 2) persediaan kartu

  Barang yang telah masuk/berada di gudang akan dicatat pada kartu persediaan secara manual maupun dengan komputerisasi. Hal penting yang harus diperhatikan pada kartu persediaan identik dengan nama barang, kode barang, jumlah masuk dan jumlah keluar.

3) Bukti permintaan dari gudang

  Bentuk form permintaan dari gudang akan berhubungan dengan jenis barang dan spesifikasinya, banyaknya barang yang diminta, otorisasi atau pengesahan dari kepala bagian gudang, serta tanggal permintaan.

b. Berkas-Berkas penjualan

   Dalam bisnis retail kita juga perlu menyiapkan berbagai berkas transaksi penjualan. Transaksi penjualan dimulai dari pesenan pelanggan saat surat pesanan diterimanya. Kegiatan ini dapat dilakukan secara kredit maupun tunai. Berikut berbagai berkas administrasi penjualan secara kredit ;

1) Kuitansi (kuitansi resmi)

2) Nota debet (debit memo) dan nota kredit (credit memo)

3) Faktur (faktur)

5. Standar Operational Procedure (SOP) Bukti transaksi Setiap jenis transaksi akan mempunyal SOP masing-masing yang dapat digambarkan sebagai

berikut.

sebuah. SOP Penjualan Tunai

Pada bisnis retail, media penjualan yang paling aman adalah dengan pembayaran tunai. Pembayaran dengan tunal adalah penjualan yang terbebas dari risiko kerugian akibat tidak terbayarnya barang yang telah diambil. Prosedur Operasional Standar (SOP) untuk menangani beban penjualan tunai sebagai berikut. 

1) Sebelum dijual, barang pesanan diperiksa terlebih dahulu supaya tidak terjadi kecacatan pada barang tersebut.

2) Melakuakan pencocokan invoice asli dan rangkap.

3) Membuat kuitansi sebagai tanda bukti penerimaan uang.

4) Mengirim barang ke konsumen. 

5) Bukti permintaan pelanggan dengan surat permintaan dari calon pembeli.

6) Negosiasi dibuktikan dengan notulen.

7) Membuat dan mengatur surat perjanjian. 

8) Membuat faktur pembelian dengan benar dan teliti.

b. SOP Pembelian Tunai

   Pembelian merupakan kegiatan memperoleh barang atau jasa dengan cara menukarnya dengan sejumlah uang yang sesuai dengan harga yang ditentukan penjual.

Standar Operational Procedure (SOP) untuk menangani pembelian tunal adalah sebagai berikut ; 

1) Perusahaan yang menjadi pemasok barang harus mampu secara rutin menyediakan pasokan barang.

2) Dalam melakukan pembelian harus mempertimbangkan harga, kualitas, dan pelayanan saat membeli suatu barang atau jasa.

3) Bukti permintaan bagian penjualan atau produksi dibuktikan dengan surat permintaan.

4) Survei pasar dengan mengirimkan surat penawaran pesanan kepada berbagai perusahaan untuk memperoleh harga dan kualitas barang yang terbaik..

5)Pemeriksaan barang dilakukan oleh ahlinya untuk mengecek apakah sesuai dengan pesanan atau tidak (baik kualitas maupun kuantitas).

6) Melakukan pembayaran transaksi-transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas.

7) Surat pesanan ditandatangani oleh kepala bagian pembelian dan direktur utama perusahaan.

8) Membuat perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barang yang dibeli seperti garansi, pengambilan barang, dan sebagainya.

   SOP penjualan kredit Penjualan kredit merupakan cara menjual barang yang pembayarannya dapat diangsur samapai batas waktu yang telah disepakati. Berikut SOP dalam melakuakan penjualan secara kredit ; 

 1) Melakukan survei kepada calon pembeli yang dibuktikan dengan formulir bukti survei yang terisi lengkap.

2) Mendapat persetujuan dari manajer bagian kredit.

3) Pesanan pelanggan di buktikan dari surat permintaan pembeli.

4) Negosiasi dapat dibuktikan dari notulen. 

5) Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standar perusahaan.

6) Membuat Faktur (faktur). 7) Mengirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan.

d. SOP administrasi uang kas

  SOP untuk menangani administrasi uang kas adalah sebagai berikut.

1) Mencocokkan antara bukti pembelian yang dibawa supplier dengan rangkapnya, apabila cocok ambil bukti pengeluaran uang (bisa bank/tunai) kemudian supplier menyimpan bukti pengeluaran bank atau kuitansi.

2) Pengeluaran uang dimulai dari transaksi pembelian tunal, pembayaran utang, dan pembayaran lainnya.

3) Menerima bukti transaksi (bukti pengeluaran bank/kuitansi) yang telah ditandatangani oleh supplier.

4) Memberikan cek atau uang tunai. SOP Penerimaan kas.

SOP Untuk menangani penerimaan kas adalah sebagai berikut,

1) Melakukan pemeriksaan bukti transaksi dengan teliti.

2) Transaksi dihitung dengan benar supaya tidak terjadi kekeliruan di kemudian hari.

3) Melakukan pemeriksaan uang yang diterima.

4) Menerima uang tunai yang dimulai dari transaksi yang menyebabkan kas.

5) Membuat kultansi sebagai bukti transaksi. 

B. Administrasi keuangan dalam bisnis retail

Dalam melakukan bisnis retail tentu kita mencari banyak ketentuan, Guna mendapatkannya dibutuhkan sistem administrasi keuangan yang tepat. Berikut berbagai laporan keuangan dalam bisnis retail. 

1. Laporan keuangan sebagai wujud kinerja usaha retail. Bagian-bagian dari laporan keuangan sebagal wujud kinerja usaha retail, antara lain sebagai berikut.

sebuah. Neraca

Dalam neraca tercantum jumlah kekayaan, jumlah uang, dan modal sendiri bagi

suatu usaha eceran. 

b. Laporan laba rugi

Usaha retail mengatakan laba jika pendapatan lebih besar dibanding beban, sedangkan usaha ritall mengatakan kerugian apabila pendapatan lebih kecil dari pada beban.

1) Penghasilan

Usaha eceran dapat diperoleh dari total penjualan kepada para pembeli selama periode yang bersangkutan.

2) Biaya

Blaya Identik dengan penurunan atau perubahan manfaat ekonomis yang timbul dalam pelaksanaan aktivitas usaha retail selama periode tertentu.

 Jenis-jenis blaya diantaranya sebagai berikut.

sebuah. Biaya penjualan dan administrasi Biaya penjualan dan administrasi, misalnya biaya periklanan, komisi, penjualan, gaji kantor, sewa, dan sebagainya.

 b. Pengeluaran lain

Selain blaya-blaya tersebut, 

masih terdapat pengeluaran lain yang akan mengurangi laba usaha, yaitu rugi penjualan aktiva tetap dan pajak. 

3) Laba bersih

Laba bersih diperoleh dengan rumus sebagai berikut.

*Penghasilan-biaya -laba bersih (/rugi)*

c. Modal kerja

Cara meningkatkan modal kerja antara lain melakukan kegiatan usaha yang menguntungkan, mencari jangka panjang pinjaman, menjual saham tambahan, dan menjual aktiva tetap seperti bangunan dan peralatan. Sedangkan untuk menurunkan modal kerja dapat dilakukan dengan pembayaran kembali utang jangka panjang, menyerap kerugian oprasi, membeli kembali saham-saham membeli aktiva tetap (misalnya peralatan) dan pembayaran devidenkepada para pemegang saham. 

2. Laporan administrasi keuangan

Informasi harian yang dibutuhkan semata-mata bersifat oprasional. Fakta dan angka untuk memenuhi kebutuhan usaha retall meliputi posisi kas harian, ringkasan-ringkasan penjualan (baik tunai maupun kredit), pembayaran kontan, uang yang diterima dari tagihan utang, saldo kas di bank, dan saldo akhir kas.

sebuah. Laporan harian/mingguan Bentuk formulir ringkasan arus kas harian/mingguan pada usaha retail bisa dilakukan setiap hari atau setiap akhir minggu.

b. Laporan bulanan

Informasi laporan bulanan yang dicapai bersamaan dengan pertemuan dari badan penasihat serta kelompok yang ikut serta dalam pengambilan keputusan dan strategi pengembang. Laporan usaha yang harus dibuat setiap bulanya sebagai berikut.

1) Laporan laba/rugi yang terperinci.

 2) Analisis penjualan dan inventarisasi produk serta/kelompok jasa.

 3) Analisis dari arus kas, debitur, kreditor, dan ikatan keuangan.

4) Analisis rasio internal yang menunjukan tingkat efisiensi dan menyorot kecenderungan dengan perbandingan antara rencana dan realisasi sebenarnya.

c. Laporan Triwulan

  Hal-hal yang harus ada dalam laporan bulanan maupun triwulan sebagai berikut.

1) Suatu laporan rinci tentang posisi keuangan.

2) Analisis kecenderungan secara lebih rinci dari pada yang biasanya disediakan setiap bulan. 

3) Informasi tentang bisnis sekarang untuk memungkinkan pengusaha retail meninjau kembali kegiatan dan memproyeksikan rencana masa depan.

d. Laporan tahunan Jenis-jenis laporan diantaranya neraca tahunan, laba/rugi, dan keterangan arus kas yang sama dengan laporan triwulanan sebagai dasar bagi strategi perencanaan.